Optimierte Lagerhaltung in Handwerksbetrieben

Lagerhaltung in Handwerksbetrieben: So gelingt die Optimierung

Zu jedem Handwerksbetrieb gehört ein Lager. In einigen Fällen ist es größer, in anderen kleiner. Doch immer bildet ein gut organisiertes Lager die Grundlage für effizientes Arbeiten und hilft dabei, Kosten zu senken. Jedoch ist die Lagerhaltung nicht in allen Fällen optimal, und oftmals sind es organisatorische Probleme, die eine bessere Verwaltung verhindern. Dieser Beitrag gibt einige Tipps, wie Handwerksbetriebe ihr Lager besser organisieren können.

Ineffiziente Lagerstrukturen: Alltag in vielen Betrieben

Die große Herausforderung und gleichzeitig die Stärke des Handwerks ist die Individualität. Das macht eine Lagerhaltung kompliziert, denn viele Projekte benötigen individuelle oder sogar angepasste Teile. Aus diesem Grund verzichten Handwerksunternehmen oftmals auf eine große Lagerhaltung und besorgen alle Teile spezifisch für jedes einzelne Projekt.

Das komplette Gegenteil ist das überfüllte Lager ohne Übersicht. Auch das findet sich in vielen Betrieben. Da keine Struktur vorhanden ist oder diese über die Zeit Schritt für Schritt verloren gegangen ist, hat niemand einen Überblick über den Bestand. Entweder geht dann viel Zeit für die Suche verloren, oder Teile werden aus Bequemlichkeit einfach neu besorgt, obwohl sie eigentlich vorhanden sind. Was sich ebenfalls in vielen Handwerksbetrieben etabliert hat, ist eine dezentrale Beschaffung. So ordern mehrere Personen das Material, das sie selbst benötigen, oder besorgen es im lokalen Baumarkt. Das führt dazu, dass täglich viele kleine Bestellungen stattfinden, die die Bedürfnisse der eigenen Baustelle oder des aktuellen Projekts decken. Diese unkoordinierte Vorgehensweise kann zu erhöhten Kosten und ineffizienten Prozessen führen, da Mengenrabatte und optimierte Lieferketten oft nicht genutzt werden. Ein zentralisierter Ansatz könnte hier Abhilfe schaffen.

Gleichzeitig schließt sich an diese Abläufe ein weiteres ineffizientes Handeln an. Da einzelne Personen selbstverantwortlich Material ordern, müssen sie auch immer prüfen, wann es eintrifft. Mitunter ist eine genaue Zuordnung, welche Lieferung zu welcher Bestellung oder Baustelle gehört, nicht mehr möglich. Im schlimmsten Fall vermischen sich Bestellungen, und Material für Baustelle A landet ungewollt auf Baustelle B und fehlt dann an einem anderen Ort.

All diese Schritte kosten wertvolle Arbeitszeit, erhöhen die Materialkosten und sorgen für ineffiziente Arbeitsprozesse. Das zentrale Problem ist das Lager als Dreh- und Angelpunkt für alle Materialien im Unternehmen.

Kanban-Methode strukturiert Lager- und Bestellprozesse

Eine Strategie, die für Ordnung in der Lagerhaltung sorgt, ist die bewährte Kanban-Methode. Sie wurde in den 1940er-Jahren beim japanischen Autobauer Toyota entwickelt. Die Kernidee bei Kanban ist es, dass das Lager selbst die Verwaltung und Kontrolle über alle Prozesse übernimmt. Das beinhaltet eine zentrale Organisation sowie die Übergabe aller Lagerhaltungs-, Beschaffungs- und Produktionsprozesse an die Lagerverwaltung.

Wichtig ist, dass das Lager einen Überblick über den Vorrat hat und ihn laufend aktualisiert. Bei der Kanban-Methode gilt zudem ein strenges Pull-Prinzip. Demnach löst nur ein Bedarf eine Bestellung aus. Materialien werden nicht ohne konkreten Bedarf geordert. Das bedeutet jedoch nicht, dass keinerlei Vorräte vorhanden sind, was ein zentraler Unterschied zwischen Kanban und dem Just-in-Time-Konzept ist. Das Lager muss ausreichende Sicherheitsbestände führen, um Engpässe zu vermeiden und die Produktionsabläufe nicht zu stören. Durch regelmäßige Bestandskontrollen und eine präzise Planung können Unternehmen flexibel auf Veränderungen in der Nachfrage reagieren und gleichzeitig die Lagerkosten optimieren. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ist ebenfalls entscheidend, um den Informationsfluss zu gewährleisten und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Bei Kanban sind zudem alle Personen im Betrieb in die Bestellprozesse involviert. Darin zeigt sich der Unterschied zu einer strikt zentral organisierten Beschaffung. Das Lager entscheidet bei der Kanban-Methode in der Regel nie selbst über Bestellungen. Die Anforderungen kommen von den Monteuren, Baustellen und allen Personen, die einen genauen Überblick darüber haben, wann sie welches Material benötigen. Die Anforderungen gehen an das Lager, das sich um die Bestellungen kümmert. Hier wird von Signalen gesprochen, die Bestellprozesse auslösen. Das Lager achtet zum einen darauf, dass alle Waren zum benötigten Zeitpunkt vorhanden sind. Zum anderen obliegt es auch der Lagerverwaltung, darüber zu wachen, dass sich keinerlei Überbestände ansammeln. Das Ziel ist eine kurze Umschlagzeit mit ausreichendem Vorrat, ohne dabei zu große Lagerbestände zu erzeugen.

Mit diesen Maßnahmen optimieren Handwerker die eigenen Lagerstrukturen

Es ist meist gar nicht schwer, die eigenen Strukturen so anzupassen, dass eine optimierte Lagerhaltung möglich ist. Der erste Schritt ist es, eine verantwortliche Person für alle Prozesse im Lager zu benennen. Sie ist für die Bestellaufgabe und Organisation des Wareneingangs zuständig. Damit werden alle anderen Personen bereits entlastet. In den Aufgabenbereich dieser Person fällt ebenfalls die Kontrolle des Wareneingangs. Diese Aufgabe sollte nur eine Person durchführen, da sonst schnell die Übersicht verloren geht. Da die verantwortliche Person über die Anforderungen verfügt, ist eine Kontrolle möglich, ob das Material richtig und vollständig eingetroffen ist.

Bei Standardmaterialien lassen sich zudem ergänzende Regelungen treffen. Diese sind von Signalen ausgenommen, beziehungsweise ist der jeweils aktuelle Lagerbestand das Signal für die Nachbestellung. Für jedes Standardmaterial wird ein Mindestbestand definiert. Sobald er erreicht oder unterschritten wird, erfolgt eine automatische Nachbestellung.
Dafür ist es sinnvoll, zunächst eine Liste mit Standardmaterialien zu erstellen. Sie führt nicht nur alle Waren, die jederzeit vorrätig sein müssen, sondern auch eine Angabe über die Menge. Typische Materialien in dieser Klasse sind Tapetenkleister und Malerkrepp für Maler und Tapezierer oder Nägel in einem holzverarbeitenden Betrieb.

Als Nächstes beginnt die Organisation des Lagers. Nach dem Wareneingang ist es wichtig, die Monteure und Teams über das Eintreffen zu informieren. So können sie das Material für die eigenen Projekte im Lager abholen. Gleiches gilt für Lieferengpässe oder Verzögerungen. Es ist zudem wichtig, unterstützende Strukturen für die Organisation zu schaffen. Gerade mit wachsender Größe eines Handwerksbetriebs ist dies eine zunehmend zentrale Aufgabe. Dafür eignet sich Software, die es in einem breiten Spektrum gibt. Der Leistungsumfang reicht von Anwendungen, die den Bestand einzelner Waren dokumentieren, bis zu Lösungen, die automatisch Warenbestellungen tätigen oder über QR-Codes die exakte Position im Lager festhalten sowie Bewegungen protokollieren. Selbst einfache Messenger sind dafür geeignet, um betriebsintern die Informationen über den Wareneingang oder Signale für die Warenbestellung zu übermitteln.

Software ist grundsätzlich eine gute Option bei der Optimierung der Lagerhaltung. So gibt es auch IT-Lösungen, die automatische Preisvergleiche und -überwachungen durchführen und dabei auf tagesaktuelle Daten zugreifen. Handwerksbetriebe können zudem ein Restemanagement einrichten. Mit einfachen Richtlinien lassen sich Reste beispielsweise im Lager sammeln und gegebenenfalls neu kommissionieren. Auch dies senkt die Materialkosten im Unternehmen.

All diese Maßnahmen zeigen recht schnell positive Wirkungen. Vor allem erfolgt eine Entlastung aller Mitarbeitenden, die primär mit dem Lager oder der Warenbestellung nichts zu tun haben. Somit steht mehr Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben zur Verfügung. Optimierte Prozesse in der Warenbeschaffung führen zu günstigeren Preisen im Einkauf. Diese Vorteile sind Grund genug, um zeitnah mit der Optimierung der eigenen Lagerhaltung zu beginnen und moderne Strukturen einzuführen.